Vállalkozóként pontosan tudom, mennyire könnyű elsiklani olyan adminisztrációs részletek felett, amelyek elsőre jelentéktelennek tűnnek. A menetlevél 3 5 t alatt sokáig ilyen volt számomra: egy kötelező dokumentum, amit „valahogy” vezetni kell. Csakhogy idővel rájöttem, hogy ez az a pont, ahol egy rossz döntés nemcsak időt, hanem komoly pénzt is elvihet.
Amikor a bizonytalanság állandó útitárssá válik
Saját árut szállítok, 3,5 tonna alatti kisteherautóval. Papíron egyszerűnek tűnt minden, a gyakorlatban viszont az útnyilvántartás vezetése egyre több kérdést vetett fel. Vajon elég részletes? Megfelel egy NAV ellenőrzés során?
Aztán láttam ilyen hirdetéseket, bannereket. Megértettem, sokaknak van ilyen problémája, de egy szakmai fórumon mind közül a roadrecord.hu oldalt ajánlották. A kisteherautó menetlevél és a céges autó elszámolás összefüggései nem voltak mindig egyértelműek, és itt elolvasható minden, majd ajánlatként érkezett egy automatizált megoldás ezek kezelésére!
Próbálkoztam korábban Excel-táblákkal, letöltöttem több kiküldetési rendelvény mintát is, de egyik sem adott valódi biztonságérzetet. Mindig ott motoszkált bennem a gondolat: mi van, ha egy adat hiányzik, vagy rosszul számolok?
Az adminisztráció, ami észrevétlenül viszi az időt és a pénzt
A legnagyobb problémát nem is a papírmunka mennyisége okozta, hanem az, hogy nem láttam át a teljes rendszert. Az üzemanyag elszámolás, a NAV üzemanyag norma, a cégautóadó és a hozzá kapcsolódó cégautóadó kalkulátor mind külön figyelmet igényelt.
Ha nyílt végű lízing került szóba, vagy a magánautó céges használata, újabb kérdések merültek fel. Ráadásul pontosan tudtam: ha nem korrekt az elszámolás, a lízing ÁFA visszaigénylés is veszélybe kerülhet. Ez már nem „kellemetlenség”, hanem konkrét anyagi kockázat volt.
Rájöttem, hogy a félmegoldások nem védenek meg
Egy ponton világossá vált számomra, hogy a „majd utólag kitöltöm” hozzáállás nem működik. És ekkor már tudtam: a RoadRecord megoldásának nincs számomra alternatívája!
A NAV-álló útnyilvántartás nem egy címke, hanem egy következetesen felépített rendszer. Olyan megoldásra volt szükségem, ami leveszi rólam az állandó figyelés terhét, mégis minden adatot pontosan rögzít.
Az elektronikus útnyilvántartás gondolata ekkor kezdett igazán vonzóvá válni. Egy olyan útnyilvántartó program, amely automatikus útrögzítéssel dolgozik, és egy útnyilvántartó mobilalkalmazás segítségével a háttérben fut, pontosan azt adta meg, amit kerestem: biztonságot és időt.
Amikor a rendszer végre engem szolgál
Az elektronikus menetlevél bevezetésével minden átláthatóbbá vált. Nem kellett többé attól tartanom, hogy egy NAV ellenőrzés során magyarázkodnom kell. A kisteherautó menetlevél vezetése egyszerűbb lett, a céges autó elszámolás pedig pontosan alátámaszthatóvá vált.
A legnagyobb megkönnyebbülést mégis az adta, hogy havonta csak pár percet kellett az adminisztrációval foglalkoznom. Nem Excelben zsonglőrködtem számokkal, hanem hagytam, hogy a rendszer dolgozzon helyettem.
Egy döntés, ami nyugodt éjszakákat hozott
Ma már tudom: a menetlevél 3 5 t alatt nem egy felesleges kötelezettség, hanem egy eszköz arra, hogy biztonságban működjön a vállalkozásom. Ha szeretnéd pontosan látni, mikor és milyen esetekben kötelező, illetve hogyan lehet ezt szabályosan és egyszerűen megoldani, érdemes elolvasni a menetlevél 3 5 t alatt témáját részletesen bemutató útmutatót.
Nekem ez volt az a pont, ahol az adminisztráció végre nem akadály lett, hanem egy stabil háttér, amire nyugodtan építhetek.